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麦肯锡3大秘诀,从此高效工作,不再抓狂!(1)

2016-10-13 16:57:59    电商报  参与评论()人

一、工作秩序条理化

1.把办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理干净。必须确保你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作。

2.在你准备好办理其他事情之前,不要把与此无关的东西放到办公桌上。这就意味着,所有的工作项目都应该在档案中或抽屉里占有一定的位置,并把有关的东西放到相应的位置上。

3.要力戒由于有吸引的干扰或因你厌烦了手头上的工作,而放下正在做的事情去干其他呼声较高的工作。一定要保证你在结束这项工作之前,为它采取了所有应该采取的处理措施。

4.按规则把已经处理完毕的东西送到适应的地方去。再核对一下剩下的重点工作,然后再去开始进行第二项最重要二的工作。

二、工作方法多样化

1.综合,即在同一时间内综合进行多项工作

我们说,办事要有顺序,并不是同一时间内只能办一件事,而是运用系统论、运筹学等原理,可以同时综合进行几项工作。在管理学中,把工作单方向一件一件依次进行的办法,叫做垂直型工作。就像站着一大排人,一个一个地传递砖头,这样做效率比较低。反之,如果把各项工作综合起来统一安排,效率就会大大提高。

2.结合,即把若干步骤结合起来

例如有两项或几项工作,它们既互不相同,又有类似之处,互有联系,实质上又是服务于同一目的的,因而可以把这两项或几项工作结合为一,利用其相同或相关的特点,一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。

3.重新排列,即改变步骤的顺序

也就是要考虑做工作时采取什么样的顺序最合理,要善于打破自然的时间顺序,采取电影导演的“分切”、“组合”式手法,重新进行排列。

例如,一天工作下来很疲乏,晚上又要上夜校,那么就应该把休息时间提前,从床上移到其它地方,如在公共汽车上趁机闭目养神,可保证晚上精力充沛。

4.变更,即改变工作方法

改变工作的手法大体有两种,一种是“分析改善方式”,即对现行的手段方法认真、仔细地加以分析,从中找出存在的问题,即找出那些不合理和无效的部分,加以改进,使之与实现目标要求相适应。

一种是“独创改善方式”。即不受现行的手段、方法的局限,在明确的目的基础上,提出实现目的的各种设想,从中选择最佳的手段和方法。

5.穿插

尽可能把不同性质的工作内容互相穿插,避免打疲劳战,如写报告需要几个小时,中间可以找人谈谈别的事情,让大脑休息一下;又如上午在办公室开会,下午到群众中去搞调查研究。

6.代替,即把某种要素换成其他要素

如能打电话的就不写信,需要写信的改为写便条,需要每周出访的改为隔周一次,在不出访的那一周里,可用电话来代替出访。

7.标准化,即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作

比如,记录时使用通用的记号,这样一来就简单了。对于经常性的询问,事先可准备好标准答复。

三、工作内容简明化

最容易不过的是忙碌,最难不过的是有成效地工作。而化繁为简,善于把复杂的事物简明化,是防止忙乱、获得事半功倍之效的法宝。

美中贸易全国委员会主席唐纳德.C.伯纳德在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”,即为了提高效率,每做一件事情时,应该先问三个“能不能”:即能不能取消它?能不能把它与别的事情合并起来做?能不能用更简便的方法来取代它?根据这个启示,我们在检查分析每项工作时,首先问一问以下六个问题:

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